Todo laboratório precisa de uma gestão financeira eficiente para permanecer com seus serviços no mercado. Nesse sentido, é necessária a aplicação de planos de ação (com objetivos, estratégias e prazos), controle do padrão de qualidade e de processos, entre outras atividades.
O controle financeiro envolve tanto os registros de entrada quanto de saída. Assim, é possível monitorar os gastos e receitas. E, caso haja algum risco de capital, os gestores conseguem tomar decisões preventivas ou aplicar as melhorias necessárias. Ou seja, a gestão financeira deve entender todos os recursos e processos envolvidos com o laboratório, a fim de buscar o melhor caminho para seguir com as próximas ações.
Principais pontos que influenciam na gestão financeira do laboratório
O “gerente de laboratório”, que em alguns estabelecimentos é chamado de “coordenador de operações”, tem diversas funções: desde estratégicas e táticas até operacionais. Na realidade, a distribuição dessas atividades depende do tamanho e natureza do laboratório.
Nas grandes instituições, por exemplo, é comum dividir essas tarefas entre 2 ou mais colaboradores que gerenciam o time e prestam contas aos executivos da instituição. Entenda mais sobre as funções que influenciam no resultado financeiro do negócio:
Funções Estratégicas
Os responsáveis pelas funções estratégicas da gestão do laboratório precisam garantir uma operação eficiente. Confira alguns exemplos de funções estratégicas: definir objetivos de curto a longo prazo, supervisionar e orientar as operações e regulamentos, monitorar e analisar processos, avaliar o desempenho da equipe, desenvolver planos de orçamento, etc.
Funções táticas e operacionais
Nas tarefas táticas e operacionais, os gestores geralmente ajudam na rotina diária do laboratório por meio de padrões, esquemas e cronogramas, desde a fase inicial das atividades até o desempenho final. Então, esses profissionais realizam o gerenciamento de inventários e fazem reservas de equipamentos. Também solicitam a manutenção de recursos e a compra de materiais, fazem a gestão de resíduos, entre outras tarefas.
Conformidade com as regulamentações
Os gestores do laboratório também organizam e monitoram os fluxos de trabalho para que estejam dentro das diretrizes regulamentares. Além disso, orientam o time em relação às regras e riscos. Quando o estabelecimento atua em conformidade com as leis e diretrizes diminui as chances de multas ou pendências, o que é essencial para o faturamento da companhia.
Burocracia na administração financeira
Dependendo do laboratório, aqueles que trabalham com a gestão também atuam com a burocracia financeira, que vai desde a coleta de faturas e comprovantes de compra até os registros e revisão desses documentos, bem como a apresentação desses registros.
4 dicas para melhorar a gestão financeira do seu laboratório
1 – Conhecimento técnico
Conte com gestores capacitados que dominem as técnicas que precisam ser aplicadas no laboratório. Todo esse conhecimento está diretamente ligado aos resultados financeiros do seu estabelecimento. Aaah! É importante que além das hard skills, os responsáveis pela gestão também dominem algumas soft skills como: comunicação eficaz, trabalhar bem em equipe e inteligência emocional.
2 – Experiência com equipes
O laboratório só tem a ganhar com uma gestão que compreende o pessoal de maneira completa, entendendo por exemplo: quem são essas pessoas, de que forma cada um trabalha melhor, quais os pontos fortes e fracos de cada um, suas expectativas, entre outros pontos profissionais. A experiência de saber liderar o time ajuda no desenvolvimento dos trabalhos, na produtividade e, consequentemente, impacta nos lucros.
3 – Atualização contínua
A ciência e a tecnologia evoluem constantemente. Por isso, profissionais que atuam nessa área precisam buscar a atualização contínua sobre os últimos desenvolvimentos da área. Aliás, a companhia deve investir em treinamentos relacionados ao setor, a fim de capacitar os colaboradores, o que também beneficia o estabelecimento pelo nível de qualificação.
4 – Contar com um sistema tecnológico eficiente para fazer a gestão laboratorial
Para elaborar as funções da gestão financeira e do laboratório como um todo, conte com um software que integre e armazene as informações da instituição. Inclusive, por meio desses softwares é possível automatizar várias tarefas burocráticas e repetitivas e tornar a rotina de trabalho mais eficiente.
Em resumo, a gestão financeira do laboratório requer colaboradores com conhecimento técnico, analítico, organizacional e que apresentem determinadas soft skills. Além disso, lembre-se que as soluções tecnológicas não podem ficar de fora!
De olho no faturamento
Um problema que a área financeira e de faturamento do laboratório enfrentam é a quantidade de glosas. Como funciona? As guias são glosadas quando o convênio de saúde encontra inconformidades nos arquivos enviados pelo faturamento do laboratório (prestador de serviço). Então, assim que esse prestador recebe a glosa, precisa verificar qual erro fez com que a guia não fosse aceita, impedindo o pagamento do serviço.
Com o intuito de evitar as glosas, use o sistema Validador TISS. Esse software permite que a sua equipe valide as guias (XML TISS) antes de enviá-las aos planos de saúde. Dessa forma, garantindo que os documentos TISS estão corretos. Caso queira entender melhor como funciona a plataforma, clique aqui.
