Assim como em qualquer outro negócio ou segmento, as clínicas de fisioterapia precisam manter o faturamento em dia para permanecer no mercado. A qualidade do atendimento é tão importante quanto o retorno financeiro, afinal, essa é a única maneira de continuar oferecendo um excelente serviço.
Nesse sentido, os setores de faturamento e financeiro precisam controlar o fluxo de caixa, a fim de evitar prejuízos ou atrasos de pagamentos. Por isso, devem administrar os recebimentos particulares de pacientes e das operadoras de saúde, sempre aplicando ações para evitar erros e glosas.
Além disso, os responsáveis pelo faturamento devem emitir as faturas de cobrança conforme os prazos de cada operadora, criar relatórios de controle, avaliar as glosas e suas causas, elaborar os recursos de glosas, e organizar os comprovantes de serviços prestados.
4 dicas para controlar de modo eficiente o faturamento nas clínicas de fisioterapia
Se o plano é impedir prejuízos e atrasos de recebimentos, não deixe de realizar as ações abaixo no seu dia a dia.
1 – Mantenha em ordem os recebimentos
Os pagamentos de pacientes particulares e conveniados são distintos, pois no modelo particular o beneficiário realiza o pagamento na hora. Enquanto isso, nos casos de uso de planos de saúde, o pagamento pode demorar entre 30 a 60 dias. Sendo assim, os faturistas precisam organizar as guias dos atendimentos para, posteriormente, fazer as cobranças de cada convênio.
Lembrando que, ao trabalhar com operadoras, é necessário preencher vários documentos e acompanhar diariamente os recebimentos.
2 – Saiba a porcentagem de pacientes conveniados e particulares
Muitas vezes, as clínicas de fisioterapia atendem mais pacientes conveniados do que particulares. Então, isso gera uma demora no recebimento e interfere nas ações administrativas. Por isso, a importância do gestor controlar a porcentagem de cada forma de pagamento dos pacientes, a fim de planejar e tomar decisões em relação às finanças e investimentos na clínica de fisioterapia.
3 – Entenda como funciona o pagamento de cada operadora
As operadoras de saúde apresentam diferentes regras e diretrizes, mas geralmente o faturamento dos convênios médicos ocorre em 4 quatro fases. São elas:
- Geração de lote: o faturista precisa incluir as guias de cobranças de atendimentos e procedimentos conforme cada paciente conveniado;
- Fechamento do lote: esse trabalho precisa ser feito na data de envio dos extratos aos planos de saúde, referente aos atendimentos realizados no mês;
- Período de hiato: período de tempo para processar os pagamentos pelos planos de saúde;
- Conferência do lote: o colaborador responsável pelos faturamentos deve conferir se os atendimentos declarados foram todos pagos. Em caso de glosas, precisará enviar a outro colaborador da clínica para a correção necessária, posteriormente, fazendo o reenvio do documento corrigido à operadora.
4 – Mantenha o controle diário dos dados
Evite o erro de acumular as guias para conferência de uma única vez. Essa ação é comum e pode gerar vários erros de preenchimento e perda das guias pela falta de atenção e tempo. Sabendo disso, confira os dados e controle as guias expedidas diariamente.
Além disso, na hora de realizar a conferência das guias, conte com uma plataforma especializada em identificar erros nos documentos TISS (arquivo XML). O Validador TISS, por exemplo, é um sistema gratuito que permite a validação das guias. Portanto, é possível conferi-las com a ajuda do sistema e depois enviar aos convênios.
E aí, ficou com alguma dúvida sobre as boas práticas de faturamento nas clínicas de fisioterapia? Envie seu recado.
