Quem trabalha no setor de faturamento médico ou hospitalar sabe que o período de entrega de faturas costuma ser o momento mais agitado do mês. Afinal, essa é a etapa em que o faturista tem uma grande demanda e, ao mesmo tempo, precisa estar atento aos prazos de cada operadora.
A seguir, veja algumas dicas que podem ajudar os responsáveis pelas entregas de faturas durante o trabalho. Acompanhe!
Otimizando a entrega de faturas no setor de faturamento médico
1. Defina o cronograma de entregas, e negocie se necessário
Muitas operadoras definem o prazo de entrega para o início do mês. Na maior parte dos casos, até o 5º dia útil. Então, o ideal é priorizar as operadoras conforme esses prazos e volume de faturamento de cada convênio.
Sabendo da média de volume de faturas, é interessante deixar os documentos pré-faturados, se possível. Assim, não há possibilidade de criar gargalos e nem de perder o prazo limite acordado com o plano de saúde.
Lembrando que, há operadoras que permitem a entrega em prazos flexíveis, o que traz uma possibilidade maior na hora de planejar e executar o faturamento.
Obs: muitas vezes, também existe a possibilidade de negociar prazos com as operadoras. É importante usar desse benefício, caso seja necessário. Dessa forma, o estabelecimento pode evitar glosas e outros problemas.
2. Entenda as formas de entregas aceitas
Com a evolução tecnológica, diversas operadoras têm adotado o faturamento eletrônico como método único de entrega de faturas, isto é, sem a necessidade de documentos físicos. Alguns convênios também aceitam o faturamento automático, no qual o software realiza o fechamento do faturamento de forma automatizada, simplificando o processo.
Mas apesar de toda a evolução nas entregas, ainda existem planos de saúde que aceitam somente a entrega de faturas na forma física. Portanto, para evitar qualquer prejuízo, é importante que o departamento levante todas as formas possíveis de entrega em cada operadora, assim como os documentos necessários. Alguns planos de saúde exigem as notas fiscais e outros arquivos específicos junto ao faturamento, por exemplo, relatórios.
3. Use o Validador TISS para analisar os arquivos XML TISS
O sistema Validador TISS dispõe de uma interface intuitiva para validar os arquivos XML TISS (guias médicas). Assim, ajudando diretamente na comunicação entre o prestador de saúde e as operadoras.
É possível analisar os detalhes de cada guia antes de enviá-las aos convênios. Tudo isso, contando com um suporte técnico de ponta. Veja os recursos do VALIDADOR TISS.
4. Antecipe-se com soluções para problemas previsíveis na entrega de faturas
Todo setor corporativo pode ter problemas, e é fundamental prevê-los buscando soluções. O faturamento, por exemplo, pode ter problemas com a queda na internet no período de entregas, assim como lentas atualizações de sistema e erros de protocolo.
Aliás, durante a semana de fechamento de fatura geralmente ocorre a lentidão nos sites das operadoras pelo alto número de acessos. Por isso, é essencial se antecipar e encaminhar os arquivos XML TISS com antecedência, conforme os prazos combinados, a fim de evitar atrasos. E claro, ao identificar qualquer brecha de erro ou falha, é crucial aplicar ações de melhorias.
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