Realizar um trabalho eficiente no setor de faturamento médico exige dos colaboradores boas práticas e técnicas relacionadas ao financeiro. Aliás, existem algumas ações que ajudam (e muito) no dia a dia dos faturistas, tornando os fluxos corporativos mais simples. Confira quais são essas ações, neste artigo.
Aplicando boas práticas no faturamento médico
1 – Atenção especial com os prazos
Se o objetivo é evitar erros e dores de cabeça, estar sempre atento aos prazos deve fazer parte da rotina dos faturistas. Neste departamento, o não cumprimento de prazos pode gerar grandes perdas financeiras.
Sendo assim, mantenha a organização e anote todos os prazos importantes. Exemplo de atividades que devem estar na sua lista:
- Datas de fechamento das operadoras de saúde;
- Período de vencimento de boletos;
- Data de pagamento de parceiros e fornecedores;
- Repasses aos funcionários.
Para isso, tenha uma agenda que se adéque à sua rotina e programe lembretes, assim, você diminui as chances de erros e, consequentemente, impede as glosas e multas.
Além disso, quando há o estabelecimento da frequência que cada atividade precisa ser realizada, a equipe otimiza o tempo de trabalho. Com essas boas práticas na área de faturamento médico, as tarefas são feitas com mais precisão e menos falhas pela questão da organização do setor.
2 – Revisão diária
Confira diariamente os dados gerais do estabelecimento. A clínica ou consultório recebe diversos pacientes todos os dias e esses usuários precisam de guias, fichas cadastrais, entre outros arquivos que permanecem armazenados na companhia. Portanto, a fim de evitar erros, é recomendável fazer a conferência diária das informações.
Veja algumas informações que devem passar por conferência diária: espaços em branco no cadastro do beneficiário, erros nos dados do plano de saúde, informações desatualizadas, entre outras. Para que não seja necessário conferir um grande volume de guias de uma única vez antes de encaminhá-las às operadoras, realize a conferência aos poucos. Assim, no prazo de envio, não haverá trabalho acumulado, o que diminui a probabilidade de erros e glosas.
3 – Conhecimento das regras dos planos de saúde
Ao entender as regras e diretrizes contratuais de cada operadora, os faturistas garantem maior assertividade no faturamento. Ou seja, fica mais fácil elaborar e preparar as guias TISS e arquivos XML para encaminhar aos convênios.
Além disso, quando há o conhecimento das regras dos planos de saúde, a equipe de faturamento médico ganha agilidade na resolução de conflitos e nas questões financeiras.
4 – Separação e catalogação de documentos
Manter a padronização é uma das boas práticas que deve andar junto ao faturamento médico. Nesse sentido, periodicamente, será necessário fazer a separação e catalogação de documentos e arquivos, a fim de facilitar a busca de informações.
Cada clínica costuma personalizar seus padrões, mas há algumas dicas que valem para todos os estabelecimentos de saúde. Por exemplo, organizar os arquivos por data e depois catalogar por tipo, período, plano de saúde, médico ou outro critério. Com a aplicação desses padrões, a equipe consegue manter o controle dos dados.
5 – Elaboração de modelos de relatórios
Essa é uma das boas práticas de faturamento médico e auditoria de contas que melhora a eficiência do departamento. Sabendo disso, elabore modelos de relatórios a fim de avaliar o trabalho desempenhado.
Ter à disposição esses relatórios ajuda os médicos e faturistas com as tomadas de decisão. Portanto, crie modelos com o objetivo de agilizar o dia a dia que, geralmente, é corrido. Veja exemplos de modelos prontos que os faturistas podem elaborar: tabelas, recibos, formatos de e-mails, relatórios de performance, plano de contas, recursos de glosa, entre outros.
Ao criar esses moldes de documentos, o time todo ganha facilidade no momento de enviar os arquivos às operadoras, fornecedores, colaboradores e pacientes. Vale ressaltar que contar com um software de gestão pode ajudar ainda mais a clínica, pois o preparo dos modelos de relatórios torna-se mais ágil e automatizado.
E aí, essa é uma daquelas boas práticas que já está na sua lista ou ainda vai entrar?
6 – Entender os dados da nota fiscal
Certamente, lidar com as notas fiscais não é uma tarefa de responsabilidade do faturista. Entretanto, essa ação está entre as boas práticas que não pode ficar de fora do faturamento médico, pois ao entender como funciona a NF-e, você facilita a rotina diária.
As operadoras fazem uso das notas fiscais para pagar os procedimentos feitos pelo estabelecimento médico, por isso, há a necessidade de entender, pelo menos, o básico da NF-e.
7 – Validar as guias no sistema
O Validador TISS é um sistema gratuito, disponível na versão desktop e web, que permite a validação das guias TISS (arquivo XML). Então, os faturistas conseguem verificar se há erros nos documentos TISS para depois enviar às operadoras. Dessa forma, evitando as glosas e ganhando tempo.
E aí, ficou com alguma dúvida sobre as boas práticas do setor de faturamento médico? Então, envie seu recado no nosso fórum. Vamos conversar por lá!
