A semana de envio do faturamento hospitalar mensal, geralmente, é uma semana que demanda extrema atenção em relação aos documentos e também agilidade. Afinal, é o período em que os faturistas precisam organizar as guias hospitalares e outros arquivos para enviar às operadoras de saúde dentro do prazo. Lembrando que os convênios médicos têm prazos diferentes, então é importante que o faturista saiba todas as datas a fim de cumpri-las.
Mas, para fazer esse fechamento de fatura, certamente, outras tarefas precisam ser feitas anteriormente. E, neste artigo, você encontra 5 ações que podem facilitar a rotina do seu faturamento mensal. Confira, a seguir!
5 ações que facilitam seu faturamento hospitalar mensal
1 – Organizar a lista de operadoras e a data de entrega combinada com cada uma delas
Como já mencionado, o cumprimento de prazos é essencial dentro do setor de faturamento. Por isso, crie um cronograma de datas, tanto para evitar problemas no envio de documentos quanto glosas ou outros empecilhos. Cumprir essas datas é importante para receber o valor pelos serviços prestados aos beneficiários (pacientes) das operadoras.
Grande parte dos convênios médicos concentra o recebimento de fatura no início do mês até o dia 5 ou até o 5º dia útil. Portanto, priorize aqueles planos de saúde com um maior volume de entregas e com a data mais próxima, e depois prossiga com o faturamento das demais operadoras.
Existem ainda alguns planos de saúde que não estabelecem uma data para entrega de guias faturadas. Então, nesses casos, encontre a data que considerar mais propícia para o seu estabelecimento.
2 – Contar com sistemas que automatizam atividades do setor de faturamento
Muitos hospitais e clínicas estão adotando sistemas digitais, com o objetivo de agilizar o preenchimento das guias, assim como o faturamento desses arquivos. Essa é uma ação que tende a tornar-se dominante no futuro dentro das instituições de saúde. Afinal, na Era Digital, a tendência é que os documentos físicos diminuam cada vez mais, dando lugar aos dados virtuais.
Além disso, quando o hospital utiliza o sistema para faturar, os profissionais conseguem fazer filtros de pacientes de maneira mais rápida, assim como baixar relatórios e fechar lotes de modo completo, entre outros benefícios.
Nesse caso, o faturista precisa analisar todos os recursos do software. Por exemplo: O lote de guias é enviado automaticamente à operadora no prazo combinado por meio do sistema? A plataforma digital fecha o lote e os valores, mas preciso encaminhar manualmente os arquivos XML? Entre outras questões.
3 – Enviar XML TISS (guia hospitalar) com antecedência
Devido ao grande número de acessos nos sites das operadoras em dias de entrega do faturamento hospitalar ou médico, os sistemas dos convênios geralmente apresentam lentidão. Em especial, na geração de protocolos quando o faturista sobe as guias.
Sabendo disso, busque enviar os arquivos XML TISS com antecedência. Assim, você diminui o risco de não entregar os documentos no prazo estabelecido. Além do mais, caso sua equipe perceba que a data combinada está muito fora da realidade, combine outro prazo com o plano de saúde em questão.
4 – Avaliar os documentos que precisam ser enviados
É essencial que o faturista entenda quais arquivos devem ser enviados, por exemplo, guias, relatórios, pedido médico, honorário, protocolo, nota fiscal, etc. Alguns planos de saúde solicitam somente o protocolo do lote de guias, já outros pedem toda a relação de documentos relacionados à consulta médica.
Sendo assim, saiba o que entregar em cada operadora a fim de otimizar o tempo do time e evitar retrabalho.
5 – Utilizar o Validador TISS para revisar as guias
A revisão dos arquivos XML TISS é fundamental se a companhia quer evitar as glosas. Entretanto, esse tipo de tarefa exige uma grande quantidade de horas de quem trabalha no financeiro. Então, nossa sugestão é contar com um sistema que automatize a revisão das guias médicas.
O software gratuito Validador TISS é capaz de analisar os arquivos XML TISS e validar ou não os documentos, conforme o cumprimento das diretrizes da ANS. Por isso, antes de encaminhar as guias às operadoras, insira-as no Validador TISS.
Por meio desta plataforma, você e seu time ganham tempo e evitam as glosas hospitalares. Conheça os recursos do Validador TISS.
Dúvidas ou sugestões? Envie-nos um recado no fórum ou nas redes sociais.
