A gestão preventiva na clínica médica, como o próprio nome sugere, ocorre quando a gerência pesquisa os possíveis erros que podem surgir na instituição. Em seguida, previne para que essas falhas não aconteçam.
Essa boa prática viabiliza uma gestão mais eficiente. Afinal, trabalhando de maneira preventiva, evita-se o retrabalho e o desencadeamento de problemas maiores. A seguir, entenda melhor como funciona a Gestão Preventiva e os seus pontos fortes.
Como funciona a Gestão Preventiva?
Abrir e gerenciar uma clínica é um desafio para muitos médicos, pois existem diversos processos envolvidos antes, durante e depois da abertura. Por exemplo: ao longo do tempo, faz-se necessária a manutenção e o gerenciamento efetivo do estabelecimento.
Uma das formas de realizar a gestão e manutenção é de maneira corretiva. Quando ocorre um problema e depois vem a correção. Outra forma é por meio da gestão preventiva, que envolve a administração mais cautelosa para evitar problemas no consultório.
A gestão preventiva além de auxiliar o negócio com a prevenção de erros e retrabalho, também ajuda a poupar dinheiro. Sendo que os danos são medidos e mensurados antes mesmo de acontecerem, e as ações de precaução são planejadas, conforme as necessidades do estabelecimento.
Veja um exemplo de ação implementada após análise: com o objetivo de evitar o grande número de glosas na clínica, o gestor iniciou o uso do sistema Validador TISS no setor de faturamento. Dessa forma, antes de enviar as guias TISS às operadoras e para outras instituições de saúde, a clínica valida o XML TISS, garantindo que os documentos estão em conformidade com as diretrizes da ANS.
Quais as vantagens da Gestão Preventiva?
Otimização da segurança: ao manter processos que podem desencadear erros, em um futuro próximo essas ações são capazes de prejudicar o usuário final (paciente). Então, ao prevenir as falhas, o consultório melhora a segurança, qualidade do serviço e a experiência do usuário.
Diminuição de gastos: há um custo-benefício embutido em realizar alterações periódicas em processos e equipamentos antes que problemas apareçam. Por exemplo: ao definir a necessidade de um determinado software, que auxilia nas tarefas burocráticas e repetitivas, alguns membros da equipe podem ficar responsáveis por tarefas mais estratégicas. Dessa maneira, reduzindo gastos com retrabalho e erros humanos em processos administrativos.
Geração de confiança: atuar com a gestão preventiva é uma forma de mostrar que o paciente pode confiar na sua clínica, pois além do domínio da área, o planejamento e gestão de pessoas, recursos e processos estão em harmonia. Já imaginou isso a longo prazo? Todo esse gerenciamento eficiente influencia diretamente em como o paciente vê a companhia.
Como implantar a Gestão Preventiva na sua clínica médica?
A seguir, confira um passo a passo de 6 tópicos para ajudar você e sua equipe com a aplicação da Gestão Preventiva.
1 – Avaliação do negócio
Nesse ponto, é necessário avaliar como está o negócio internamente e em relação ao mercado. Além disso, realize a análise de quanto tempo cada departamento demanda do gestor.
Em seguida, elabore um mapa inicial olhando para o consultório de modo geral e identifique quais processos rotineiros parecem em ordem, mas podem gerar problemas futuramente. Exemplo de análise: verificar se a quantidade de materiais médicos disponíveis mensalmente no consultório e estoque são suficientes para que não ocorram contratempos durante as consultas.
2 – Dados disponíveis
Atualmente, quais informações são armazenadas sobre a clínica? Por exemplo: pode ser que o estabelecimento de saúde tenha todos os dados contábeis e fiscais, mas não possua as informações sobre o NPS da clínica, que é imprescindível para compreender a marca perante os pacientes.
Após entender as informações disponíveis e indisponíveis, o gestor consegue planejar ações de melhorias.
3 – Plano de ação
Assim que realizar uma análise geral, tanto do negócio quanto dos dados da clínica, siga para a fase de estratégias.
Ao encontrar os pontos fracos, elabore em um plano de ação com as manutenções e mudanças necessárias, a fim de resolver os pontos de risco em potencial.
4 – Calendário de ações
Depois de montar o plano, defina as datas de todas as manutenções e alterações.
Lembre-se que, trabalhar com a prevenção de erros e problemas ajuda a garantir a padronização de processos e trabalhos, impactando na qualidade de atendimento, conformidade com as legislações, etc. Preparar-se para falhas hipotéticas pode livrar a clínica de perigos ocultos, como exemplo: multas por descumprimento de leis.
5 – Controle
O monitoramento é aquele momento em que o gestor valida se o plano de ação e cronograma estão funcionando de modo eficiente e preventivo.
Esse controle tem o intuito de auxiliar na avaliação dos resultados obtidos e ajuda também a medir a efetividade das alterações e novos processos.
6 – Melhorias
Depois de aplicar todos os passos, é hora de avaliar a própria gestão preventiva com o objetivo de melhorá-la. Será que ela precisa ser realizada mensalmente, por semestre ou anualmente? Ao comparar os resultados, e o antes e depois dos processos, o gestor precisa definir esse período. Além do mais, aquilo que ficou em “modo espera” precisa seguir para a lista de prioridades.
Obs: se a gestão preventiva otimizou a qualidade do trabalho, use-a periodicamente de acordo com as necessidades do consultório. Aaah e durante todo o período de gestão preventiva, aproveite para aplicar testes até chegar em um modelo ideal para o gestor e estabelecimento.
Não esqueça que ao manter esse tipo de gestão, a clínica e a equipe conseguem permanecer em constante evolução e sempre inovando.
E aí, ficou com alguma dúvida? Envie seu recado no fórum.